Factview opzet en samenhang

Algemeen

In Factview wordt voor elke financiële administratie van een onderneming of stichting, een aparte omgeving, genaamd ‘dossier’ aangemaakt. In het dossier worden alle gegevens verzameld die behoren bij de betreffende onderneming/stichting. Aan dossiers kunnen gebruikers worden gekoppeld. Afhankelijk van het type gebruiker kunnen zij gegevens beheren en/of alleen bekijken. In de Consolidatie module van Factview kunnen dossiers worden geconsolideerd, zodat gegevens op geconsolideerd niveau bekeken kunnen worden. In elk dossier (ook consolidatie) kan ingezoomd worden tot op detailniveau van de mutaties van alle getoonde bedragen.

Factview bevat diverse standaardrapporten die automatisch gereed staan, na het ‘mappen’ van grootboekrekeningen aan de standaardstructuur van Factview, zie hierna.

Factview kan verschillende type gegevens bevatten. Naast financiële mutaties van de administratie/boekhouding, kunnen gegevens van (verschillende) begrotingen of prognoses, maar ook niet-financiële gegevens zoals uren, aantallen etc. in Factview geïmporteerd worden.

Alle gegevens in Factview kunnen diepgaand geanalyseerd worden op basis van verschillende soorten dimensies, grafieken en automatische draaitabellen.

Opslag en tonen van gegevens

Gegevens worden in Factview in elk dossier opgeslagen in een zogenaamde ‘Importset’. Een Importset bevat mutaties (de detailgegevens) van de betreffende invoer. Dit kunnen financiële gegevens zijn van de financiële administratie, een begroting maar ook van niet-financiële gegevens. Elk dossier van Factview bevat zijn dus minimaal één of meerdere importsets. De detailgegevens van een Importset bestaan o.a. uit:

• Grootboekrekeningen

• Mutaties per grootboekrekening (omschrijving, bedrag, boekdatum, dimensie)

• Periode indeling

• Journalen

• Gegevens van relaties

Goed om te weten

Een Importset bevat altijd de gegevens van één geheel kalenderjaar.

Elk bestand met financiële gegevens dat in Factview geïmporteerd wordt, wordt omgezet naar een Importset, ongeacht of het een auditfile betreft, een koppeling met het boekhoudpakket, een template bestand of een berekende prognose vanuit de Planningmodule. Van elke nieuwe import wordt steeds een aparte Importset gemaakt (uitgezonderd koppelingen met een boekhoudpakket).

Om de gegeven van een Importset te tonen in de rapporten van Factview wordt een ‘Dataset’ gebruikt. Een dataset is niets anders dan een element met een naam, waaraan één of meer Importsets (van verschillende jaren) gekoppeld kunnen worden. Feitelijk vertegenwoordigd een Dataset daarmee een verzameling van Importsets, waarmee de gegevens (van de onderliggende Importsets) getoond worden in rapporten. Op deze manier kunnen verschillende jaren tegelijk in de rapporten van Factview getoond worden en met elkaar worden vergeleken.

Goed om te weten

Een Dataset bevat dus altijd minimaal één of meerdere importsets (van hetzelfde type gegevens). De gebruiker kan zelf extra datasets toevoegen (of verwijderen) om gegevens te groeperen om vervolgens te tonen in rapporten.

In Factview zijn de volgende standaard Datasets aanwezig:

• Actuals/realisatiecijfers: bedoeld voor gegevens van de financiële boekhouding

• Begr: bedoeld om een begroting aan te koppelen

• Plan: bedoeld om een (scenario)planning aan te koppelen 

Importeren van gegevens

In Factview worden gegevens geïmporteerd via één van de onderstaande importmethoden: 

1. koppelingen met boekhoudpakketten (Exact online, Twinfield, Snelstart, Multivers, E-boekhouden) 

2. Auditfiles uit een boekhoudpakket 

3. speciale ‘Excel template’ bestanden die vanuit Factview gedownload kunnen worden 

Na het importeren zijn de gegevens te bekijken in de aangemaakte Importset (menu: Importsets). Via dit menu dient de gebruiker de Importset te koppelen aan een Dataset, waarmee de gegevens ook in de rapporten worden getoond. 

Importsets die gegevens bevatten van de financiële administratie/boekhouding worden gekoppeld aan de Dataset Actuals/realisatiecijfers.

Indien gegevens in Factview worden geïmporteerd via een koppeling met een boekhoudpakket, dan is er voor elk boekjaar slechts één Importset aanwezig. Deze Importset wordt steeds overschreven met nieuwe gegevens als de gebruiker de koppeling ‘bijwerkt’ (refreshed).

Indien gegevens in Factview worden geïmporteerd via een Auditfile, dan wordt er voor elke Auditfile  een aparte Importset aangemaakt. De gebruiker dient de meest recente Importset vervolgens te koppelen aan de Dataset, waarbij de ‘oude Importset wordt losgekoppeld. De ‘oudere’ Importsets kunnen overigens altijd weer bekeken worden in een rapport, door deze Importset weer te koppelen aan een (andere) Dataset. Hiermee kunnen dus ook verschillende onderliggende Auditfiles met elkaar vergeleken worden, voor controle doeleinden. De gegevens van een Importset blijven dus in Factview opgeslagen, totdat de gebruiker een Importset verwijdert.

Koppelen grootboekrekeningen aan de standaardstructuur (mappen)

Nadat er (voor de eerste keer) gegevens in Factview zijn geïmporteerd, toont Factview automatisch het ‘Structuurindeling’ scherm aan de gebruiker. Dit scherm is opgesplitst in 3 onderdelen (panelen).

• Het linkerpaneel toont de standaardstructuur van Factview.

• Het middenpaneel toont alle grootboekrekeningen die in Factview zijn geïmporteerd.

• Het rechterpaneel bevat diverse opties om alle panelen aan te sturen. Alle grootboekrekeningen in het middenpaneel moeten gekoppeld “gemapt” of gesleept, worden aan de standaard (rapport)structuur van Factview.

De standaard(rapport)structuur van Factview bevat een voor-gedefinieerde indeling in groepen (verdichtingen) waarmee de winst- en verliesrekening en balans worden samengesteld. De standaardstructuur wordt gebruikt als basis voor alle standaardrapporten van Factview.

Tonen van rapporten

Het openen van een rapport in Factview gaat via het (verticale) hoofdmenu: ‘Rapporten’. Het menu bestaat uit verschillende tab’s die verschillende rapporten bevatten. De tab Factviews bevat de standaardrapporten van Factview. Door op de tegel van een rapport te klikken, wordt het rapport geopend en weergegeven in het ‘Dashboard’ van Factview.

Het Dashboard van Factview toont alle geopende rapporten naast elkaar. Deze kunnen in volgorde versleept worden. Door op de knop linksboven in het scherm, met de ‘3 liggende streepjes’ te klikken, komt men weer terug in het hoofdmenu. Het Dashboard blijft in dat geval ‘onder water’’ altijd openstaan met eenmaal geopende rapporten. Een rapport kan uit het dashboard verwijderd worden door op het kruisje in de tab (met de naam) van het rapport te klikken.